Carga automática de facturas

El área de cuentas a pagar procesaba miles de comprobantes por mes, de una base amplia de proveedores y desde una operación repartida en distintos lugares. Llegaban en PDF o como imagen, cada proveedor con su formato y con calidad muy variable. Alguien tenía que leer cada uno, pasar los datos al sistema de gestión y controlar que coincidieran. Los errores de tipeo y las diferencias aparecían tarde, cada persona controlaba a su manera y cumplir los plazos de pago dependía de cuánta gente hubiera disponible.

• Juntamos en un solo circuito los comprobantes que llegaban por mail, por carpetas compartidas y por el propio sistema de gestión.
• Pusimos a la IA a leer cada documento como lo haría una persona, aunque venga escaneado o como foto, y sin depender de una plantilla por proveedor.
• Lo conectamos con el sistema de gestión que la empresa ya usaba: no hubo que reemplazar nada.
• Definimos que lo dudoso no se carga solo: los comprobantes incompletos o con diferencias pasan a una persona.

1. 01

   Recibe

   Toma los comprobantes del mail, de carpetas compartidas o del sistema de gestión, y los separa por tipo de documento.

2. 02

   Lee

   Digitaliza el documento y la IA identifica los datos clave: fecha, número, CUIT, importe y moneda.

3. 03

   Controla

   Compara cada dato contra el sistema de gestión y el padrón de proveedores, y detecta duplicados e inconsistencias.

4. 04

   Registra

   Deja los datos listos en el sistema, avisa qué se procesó y guarda el historial de cada comprobante. Lo que no cierra, va a revisión.

• El equipo dejó de tipear comprobantes y pasó a revisar sólo las excepciones.
• Menos errores de carga: los datos que llegan al sistema son más confiables.
• Un proveedor nuevo o un formato distinto no obliga a reconfigurar nada.
• El mismo equipo tiene más capacidad, y los plazos de pago se cumplen mejor.
• Cada comprobante tiene su historia registrada —qué llegó, qué se controló y qué se hizo—, lista para una auditoría.