Seguimiento de órdenes de compra

Con muchas órdenes de compra abiertas, muchos proveedores y fechas de entrega críticas, saber qué iba a llegar tarde era trabajo manual: revisar el sistema, armar listas de pendientes, escribirle a cada proveedor, esperar la respuesta y volver a cargarla. Le consumía horas al equipo de compras, la información quedaba dispersa y los atrasos se descubrían cuando ya eran un problema. En una operación con obras y depósitos, lo que importa es que el material esté cuando se lo necesita.

• Tomamos un proceso repetitivo y ordenado —revisar, preguntar, actualizar— y lo convertimos en un circuito que corre solo.
• Lo conectamos con el sistema de gestión y los demás sistemas internos que ya existían, sin reemplazarlos.
• Le dimos al proveedor una forma simple de responder: un formulario o un mail con sus órdenes pendientes.
• Dejamos las decisiones en manos del equipo: los incumplimientos y los casos críticos se escalan a una persona.

1. 01

   Detecta

   Revisa el sistema de gestión y marca las órdenes vencidas o por vencer, teniendo en cuenta las nuevas fechas ya pactadas.

2. 02

   Ordena

   Suma las novedades de recepciones y pedidos nuevos, y agrupa todo por proveedor, material, lugar y fecha requerida.

3. 03

   Pregunta

   Le envía a cada proveedor un formulario o un mail pidiéndole que confirme fechas y cantidades.

4. 04

   Actualiza

   Lee y clasifica las respuestas, y actualiza el estado, la nueva fecha y los comentarios de cada orden.

5. 05

   Avisa

   Arma un reporte de avance, pendientes y casos críticos, y escala los incumplimientos para que los gestione una persona.

• El equipo de compras dejó de perseguir proveedores y pasó a decidir qué hacer con los atrasos.
• Los pedidos críticos se detectan antes de que venzan, no cuando el material ya falta.
• El estado de cada pedido se ve en tiempo real.
• Mejoró el cumplimiento de las entregas.
• La respuesta de cada proveedor queda registrada por pedido, para seguimiento y auditoría.